Privacy Statement & Policy

Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt door uw persoonsgegevens met ons te delen. Bouwen aan Beter bvba (verder genoemd bij de commerciële naam Evermind) neemt de persoonlijke privacy en rechten bij gegevensverwerking ernstig. Wij zullen alle mogelijke en redelijke stappen ondernemen om uw vertrouwelijke gegevens zorgvuldig te behandelen, te beschermen tegen misbruik en veilig te bewaren.
In dit beleidsdocument lichten wij toe hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Ze vormt het algemene beleid van Evermind op het vlak van gegevensverwerking. We verbinden ons ertoe om de persoonsgegevens van de klant te
verwerken overeenkomstig de toepasselijke, waaronder tot 25 mei 2018 de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/ EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Deze privacy statement & policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die Evermind van u verzamelt en verwerkt. Door gebruik te maken van onze website en andere producten en diensten van Evermind, gaat u ermee akkoord dat deze Privacy statement & policy van toepassing is op de door Evermind verwerkte persoonsgegevens.
Als consultant, coach en trainer vervult Evermind mogelijk een dubbele rol op het vlak van gegevensverwerking. In dat geval zijn we zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker. De rol van verwerkingsverantwoordelijke nemen wij op als we gegevens verwerken voor de eigen uitvoering van opdrachten en het eigen beheer van activiteiten. Daarnaast vervullen wij, als we meetinstrumenten aanbieden van leveranciers, ook de rol van verwerker. Dit betekent dat wij ook persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor de leveranciers van meetinstrumenten met wie wij samenwerken en van wie wij producten aan u voorstellen en aanbieden. De bescherming van deze gegevens is gegarandeerd via een onderlinge verwerkingsovereenkomst tussen Evermind en de leverancier.
Verder werkt Evermind ook samen met de VDAB in het kader van loopbaanbegeleiding en met het Agentschap Innoveren en Ondernemen in verband met de KMO-portefeuille. Ook hier is de bescherming van uw gegevens gegarandeerd.

In deze verklaring gaan we enkel dieper in op de verwerking van uw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens binnen Evermind is Nathalie De Meirsman, Robert Molsstraat 58 te 2018 Antwerpen, ondernemingsnummer 0887 621 957.
Voor alle vragen omtrent ons privacy beleid kunt u met ons contact opnemen via nathalie.demeirsman@evermind.be.

 Welke persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken wij?

Evermind verzamelt, verwerkt en bewaart persoonlijke gegevens van klanten in functie van het leveren, ondersteunen en promotie van haar goederen en diensten, communicatie en om fiscaal technische redenen.
Dit gaat over gegevens die klanten ons meedelen zoals de naam en voornaam, werkadres, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en btw-nummer.
In het kader van prospectieactiviteiten verzamelt Evermind algemene bedrijfsgegevens via openbare kanalen. Persoonlijke gegevens worden enkel bewaard nadat deze door het bedrijf zelf verstrekt zijn na persoonlijk contact via e-mail, telefoon of ontmoeting.
Van deelnemers aan trainingsprogramma’s of coaching verwerken wij volgende identificatiegegevens: de naam en voornaam, de functietitel, het bedrijf waar ze werkzaam zijn en het zakelijk e-mailadres.
Tijdens een bezoek aan de website kunnen ‘cookies’ op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser.

Hoe lang bewaren wij deze gegevens?

We houden uw gegevens bij voor de periode die nodig is om de door u gevraagde dienst correct af te handelen of zolang het noodzakelijk is om aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen.
Gegevens van klanten en prospecten bewaren we voor een periode van 2 jaar. Na verloop van deze periode vragen wij toestemming van de betrokkenen om hun gegevens te vernieuwen. 
Gegevens van deelnemers aan trainingsprogramma’s en interne trajecten verwijderen wij nadat het programma afgerond is.  Gegevens van deelnemers aan een individueel coaching traject bewaren wij 2 jaar, met het oog op de opvolging van deelnemers en het beantwoorden van bijkomende vragen van deze deelnemers.  Na deze periode vragen wij de deelnemers of zij wensen dat hun gegevens bijgehouden worden.
Gegevens van leveranciers en onderaannemers bewaren wij 5 jaar, in het kader van een vlotte en duurzame samenwerking.
Uw gegevens worden op een veilige manier behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en –maatregelen om uw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Deze technologieën en –maatregelen worden op geregelde tijdstippen getest en bijgesteld indien nodig.

Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken we gegevens?

We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan deze die worden beschreven in dit privacybeleid tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.
De doeleinden waarvoor wij gegevens verwerken zijn van diverse aard en worden hieronder uiteengezet.
Voor onze klanten verwerken wij deze gegevens voor klantenbeheer, met name de offerte, orderbevestiging, uitvoering en facturatie van de opdrachten, het onderhouden van de klantenrelatie, uitnodigingen voor evenementen, het delen van inhoudelijke artikels of informatie over huidige of nieuwe diensten. Deze verwerkingen zijn in hoofdzaak gebaseerd op de contractuele relatie met onze klanten, maar ook, voor zover het gaat om prospectie, op uw uitdrukkelijke toestemming.
Van deelnemers aan trainings-en coaching programma’s beheren wij de gegevens voor de voorbereiding en uitvoering van de programma’s, het doorsturen van organisatorische informatie of cursusmateriaal en documentatie, of voor het opstarten van vragenlijsten in het kader van de opdracht zoals een intake of een meetinstrument.
Met leveranciers van meetinstrumenten verwerken wij deze gegevens in het kader van de opstart en opvolging van testen voor deelnemers op het beveiligd platform van de leverancier. Vanuit het platform worden deelnemers geïnformeerd over de verwerking van hun gegevens en de mogelijkheden tot wijziging of schrapping. Met deze leveranciers hebben wij wederzijdse contractuele afspraken gemaakt in verband met de bescherming van de privacy.
Indien Evermind samenwerkt met een onderaannemer voor de uitvoering van een opdracht, delen wij de deelnemersgegevens die nodig zijn voor de praktische organisatie van de uitvoering zoals hierboven beschreven.
Voor zover het gaat om prospecten, dit zijn natuurlijke personen die (nog) geen klant van ons zijn, verwerken wij de gegevens voor doeleinden van direct marketing, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Aan prospecten die per e-mail worden benaderd, vragen wij de uitdrukkelijke toestemming om hen ook in de toekomst te kunnen benaderen.
Naar onze onderaannemers toe verwerken wij hun gegevens voor doeleinden zoals afspraken rond de aanmaak van offerten, de praktische uitvoering van opdrachten en facturatie.
Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Evermind of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.
Onze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Dit maakt het ons mogelijk onze website(s) permanent te optimaliseren voor de gebruikers.
De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens?

 In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw aanvraag of verzoek in verband met een begeleidingsvraag en de daaruit voortvloeiende overeenkomst(en) of acties.
Gevoelige persoonlijke gegevens worden altijd confidentieel behandeld en nooit openbaar gemaakt.
Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

De informatie wordt niet met derden gedeeld. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
Uw gegevens worden intern verwerkt. Ze worden niet meegedeeld aan derden. 
Enkel in het geval van een bestelling van meetinstrumenten bij onze leveranciers worden de gegevens van de betrokken deelnemers met de leverancier gedeeld onder de vermelde beschermingsgaranties.
In bepaalde gevallen bestaat er een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens over te maken. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen.

Uw rechten – wat kan u zelf doen?

De regelgeving kent u diverse rechten toe die er moeten voor zorgen dat u voldoende wordt beschermd.
U kan op elk moment uw persoonlijke gegevens die in het bezit zijn van Evermind opvragen en eventueel onnauwkeurige of onvolledige gegevens laten verbeteren of verwijderen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen via nathalie.demeirsman@evermind.be met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.
U kan zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van uw gegevens door ons kantoor voor direct marketingdoeleinden. Wenst u niet op de hoogte te worden gehouden van de aanbiedingen van ons kantoor, kan u dit melden via nathalie.demeirsman@evermind.be.
Indien u van mening bent dat uw gegevens foutief behandeld worden, kan u klacht neerleggen bij een de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - commission@privacycommission.be).
Daar kan u ook terecht voor alle algemene vragen in verband met de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.
Nog vragen of bedenkingen? Mail naar via nathalie.demeirsman@evermind.be.

Wijzigingen

Ons kantoor behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen.
Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Versie mei 2018